Als jij aan een potentiële klant een offerte hebt mogen sturen, heb je een belangrijke stap in de goede richting gezet. Maar helaas heb je de opdracht nog niet binnen. De kans is groot dat jouw potentiële klant offertes bij meerdere bedrijven heeft opgevraagd. Daarom is het opvolgen van een offerte erg belangrijk. Maar hoe doe je dat nou het meest succesvol? Kun je het beste mailen of toch bellen? En wat moet je tijdens zo’n gesprek of in zo’n mail precies communiceren? We helpen je op weg met follow up offerte voorbeelden.
Inhoud:
Het opvolgen van een offerte kan best spannend zijn. Niet alleen is het belangrijk voor de omzet van jouw bedrijf, ook vindt niemand het fijn om een afwijzing te ontvangen. Hoewel deze afwijzing niet persoonlijk is, het gaat immers om een zakelijke deal, kan het soms wel zo voelen. Hierdoor kun je enorm tegen het opvolgen van een offerte opkijken. Toch is het belangrijk dat je wel actie onderneemt. Zo zorg je ervoor dat je geen kansen mist en zoveel mogelijk deals binnenhaalt. Met onderstaande tips wordt het opvolgen van offertes gemakkelijker én effectiever.
Het maken van een offerte vergt een behoorlijke tijdsinspanning. Het minimale wat je dan ook terug mag verwachten van een prospect of klant is een gepland contactmoment voor de opvolging van het voorstel. Zo’n vervolgafspraak kan fysiek, online of telefonisch zijn. Je dient het ijzer te smeden als het heet is luidt het spreekwoord. Maak deze vervolgafspraak dan ook op het moment dat je in gesprek bent en afspreekt een offerte te maken. Voordeel van een vervolgafspraak is, dat de zich dan ook bewust is van het feit dat deze een beslissing genomen dient te hebben. Spreek dan ook voor beiden een realistisch tijdsbestek af. Op deze manier behoud je een betere controle over de verkoopcyclus.
Elke klant is anders, waardoor er niet één aanpak is die voor elke offerte werkt. Daarom is het bij het opvolgen van een offerte belangrijk om het persoonlijk aan te pakken. Kijk hierbij goed naar de wensen van de klant. Als de klant de voorkeur heeft voor mailcontact werkt het waarschijnlijk averechts om te gaan bellen. Bij andere klanten kan telefonisch contact juist uitstekend werken. Of misschien wil de klant graag een face to face meeting met jou om de deal te sluiten. Stem jouw werkwijze daarom altijd af op de wensen van de klant. Door je flexibel op te stellen, groeit jouw gunfactor. Hierdoor zal de klant sneller met je willen samenwerken.
Het opvolgen van een offerte kan best spannend zijn. Deze spanning kan onbewust doorwerken tijdens het opvolgen van de offerte. Daarom is het belangrijk om aan je eigen mindset te werken. Probeer voor jezelf een positieve voorstelling te maken van de follow up. Ga hierbij uit van het meest positieve scenario. Dit zal jouw mindset positief beïnvloeden, waardoor je met meer vertrouwen de opvolging uitvoert. Houd ook altijd in je achterhoofd dat het om een zakelijke deal gaat. Mocht het gesprek niet de uitkomst hebben die je wilt, dan is dit geen persoonlijke afwijzing. Realiseer je bovendien dat een prospect of klant in eerste instantie vaak met een “nee” reageert wanneer je vraagt om de opdracht. Dit heeft vaak te maken met het feit dat deze nog wil onderhandelen over bepaalde voorwaarden. Weet dan ook hoe je dient te reageren op deze “nee” en zie het als “nog niet”. Stel bij een “nee” dan ook altijd de vraag: “Wat dient er nog te veranderen om de opdracht wel te krijgen?” Dan ander kan nu met een positieve mindset aangeven hoe hij of zij wel tot zaken wil komen. Vervolgens kun je met elkaar bespreken of onderhandelen over deze voorwaarden.
Tijdens het opvolgen van een offerte wil je natuurlijk vooral weten of de klant al een beslissing genomen heeft. Toch is het belangrijk om niet direct te veel op dit punt te focussen. Uiteraard vraag je eerst even hoe het met hem of haar is. Persoonlijke aandacht is altijd goed voor de sfeer. Wanneer dit gedaan is kom je direct “to the point”. Stel de vraag of je het voorstel mag omzetten in een opdrachtbevestiging. Of stel de vraag: “Kunnen we op basis van het voorstel met elkaar gaan samenwerken?” De ander zal nu direct dienen te reageren met een verhaal waarom wel of niet. Bij een positief antwoord kun je direct bedanken voor de opdracht. Bij een “nee” blijf je positief en toekomst gericht vragen stellen. Bijvoorbeeld: Wat dient er aan het voorstel gewijzigd te worden willen wij wel tot zaken kunnen komen?”
Met bovenstaande tips wordt het opvolgen van een offerte al een stuk makkelijker. Om je nog verder op weg te helpen, hebben we hier ook een follow up offerte voorbeeld voor je. Gebruik dit voorbeeld als inspiratie voor je eigen opvolging van offertes.
Bovenstaande scenario is een voorbeeld om een offerte op te volgen. Met name als je de offerte gaat nabellen, is het verstandig om je goed voor te bereiden om het gesprek. Schrijf voor het opvolgen de tekst van verschillende situaties uit, zodat je altijd weet hoe je het beste kunt reageren. Zo kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.
Tijdens het schrijven van een opvolging mail is het verstandig om je in de klant te verplaatsen. Waren er in eerdere gesprekken al punten waar de klant duidelijk twijfels over had? Speel hier dan proactief op in. Vraag specifiek of de offerte op die punten duidelijk was. Zo voelt de klant zich gehoord, waardoor de kans op een ‘ja’ groter wordt.
Een offerte herinnering sturen kan via email, maar het kan ook telefonisch. Een offerte via de telefoon opvolgen is meestal effectiever. Tijdens een telefoongesprek kun je namelijk direct ingaan op eventuele vragen of twijfels die bij de klant spelen. Daarnaast is een mailtje ook veel eenvoudiger te negeren. Let wel, met het maken van een vervolgafspraak voor het opvolgen en bespreken van het voorstel behoud je de meeste controle over de verkoopcyclus.
Toch kan het zo zijn dat een offerte herinnering via de mail de betere keuze is. Misschien krijg je de potentiële klant via de telefoon niet te pakken. Of misschien heeft de klant zelf al aangegeven dat contact per mail de voorkeur heeft. In zo’n geval kun je ook beter echt mailen, zodat de klant het gevoel krijgt dat je naar hem of haar luistert. In je mail kun je altijd een telefonisch of persoonlijk gesprek voorstellen, waarin je vragen van de klant kunt beantwoorden. Probeer de opvolging zo persoonlijk mogelijk te maken en stel je flexibel op naar de klant. Dit zal zeker gewaardeerd worden.
Het opvolgen van een offerte kan enorm spannend zijn, maar het is ook zeker erg belangrijk. Daarom is het verstandig om voldoende aandacht te besteden aan dit onderdeel van je sales strategie. Schat per situatie in hoe de follow up het beste aangepakt kan worden. Speel in op de wensen van je klant en sta open voor vragen.
Gaat het opvolgen van offertes op dit moment nog wat moeizaam? Vraag dan hulp aan onze experts. Ze kijken graag met je mee, zodat je steeds vaker succesvol een offerte zult opvolgen.
